Kreativ auf allen Kanälen

Um die Arbeit der messeinternen Kommunikationsabteilung verstehen zu können, hilft eine Zahl: 4.500. So viele Journalisten und Blogger waren 2017 auf den Veranstaltungen der Messe Friedrichshafen zu Gast. Das sind 4.500 unterschiedliche Persönlichkeiten – mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen, unterschiedlichen Arbeitsweisen und unterschiedlichen Informationsbedürfnissen. All diese 4.500 Menschen standen an einem der 66 Messetage am Akkreditierungs- Counter – und wurden mit einem ehrlichen Lächeln begrüßt. 

„Die Vertreter aller Medienkategorien persönlich zu kennen, und sie dadurch auch individuell bei ihrer Arbeit unterstützen zu können – das ist für uns einer der Hauptaspekte einer erfolgreichen Pressearbeit“, erklärt Wolfgang Köhle, Leiter der Kommunikationsabteilung und Pressesprecher der Messe. Konkret bedeutet das, dass immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht, der sowohl organisatorische als auch inhaltliche Fragen beantworten kann. Wann ist die erste Pressekonferenz, welche Aussteller haben die spannendsten Neuigkeiten, wo findet das Branchengespräch statt? Die Kommunikationsabteilung hat den Überblick – und davon profitieren nicht nur die Journalisten, sondern auch die Aussteller.

„Eine Messe bietet beste Chancen, sich als Unternehmen bei den Medien ins Blickfeld zu rücken und Aufmerksamkeit zu erzeugen“, so Wolfgang Köhle. Doch nur mit der entsprechenden Erfahrung und dem nötigen Hintergrundwissen kann dieses Konzept auch erfolgreich umgesetzt werden: „Unser Team kann abschätzen, was für die Medienvertreter eine echte Neuheit ist, und wie man nicht nur Produkte, sondern ganze Branchen bestmöglich inszeniert.“ Diese Beratungsleistung ist ein wichtiger Mehrwert – und im Preis inklusive, wenn die Aussteller ihre Standfläche auf der Messe buchen. „Gerade bei kleineren Unternehmen leisten wir oftmals auch Aufklärungs- und Überzeugungsarbeit, zum Beispiel wenn es um neue Medien geht“, berichtet der Pressesprecher. So erklärt das Kommunikationsteam, wie sich die Arbeit von Bloggern von der der Journalisten unterscheidet, und wie auch traditionelle Unternehmen von diesen modernen Multiplikatoren profitieren können. „Mit Blogger Bases oder Livestreams von Pressekonferenzen haben wir die digitalen Medien im Blick – ohne dabei jedoch die klassischen Redaktionen zu vernachlässigen.“

Eines haben alle Produzenten von Text-, Film- oder Hörfunkbeiträgen gemeinsam: Sie benötigen die entsprechenden Rahmenbedingungen, um effizient arbeiten zu können. In Friedrichshafen stehen ihnen zwei moderne Pressezentren sowie der Pressegarten zur Verfügung. Neben den Standard-Anforderungen wie einer schnellen Internetverbindung, mit der sich auch sehr große Datenmengen zügig übertragen lassen, gibt es eine ganze Reihe von Serviceleistungen, die nicht selbstverständlich sind. So produzieren professionelle Kamerateams bei großen Messen sowohl Rohmaterial als auch sendefähige Beiträge, die dann den Hörfunk- und TV-Sendern zur Verfügung gestellt werden. Fachjournalisten mit Schwerpunkt auf dem jeweiligen Messe-Thema verfassen zudem ausführliche Hintergrundberichte. Daneben sind es aber auch die kleinen Aufmerksamkeiten, die die Messe Friedrichshafen zu einer besonderen Arbeitsstätte für die Medienvertreter machen. Kostenfreies Catering beispielsweise, oder „dass ein Kollege aus der Haustechnik mit der Heißklebepistole anrückte, als einer italienischen Journalistin der Absatz ihrer Highheels abgebrochen war“, erinnert sich Wolfgang Köhle.

Bleibt die Frage, was das Team rund um den Kommunikationschef eigentlich außerhalb der Messezeiten macht? „Urlaub natürlich!“, sagt Wolfgang Köhle lachend – und steckt postwendend den zeitlichen Rahmen ab: Mindestens neun Monate vor einer Messe beginnt deren kommunikative Planung, einige Messen kommunizieren sogar rund ums Jahr. Presseinformationen, Newsletter, Videoproduktionen, Postings auf Facebook, Instagram oder LinkedIn – was wann zu veröffentlichen ist, wird tagesgenau geplant und in einem übersichtlichen, stets aktuellen Online-Tool zusammengefasst. Für die Absprache zwischen den Projektteams der jeweiligen Messen und der Kommunikationsabteilung werden immer wieder Meetings abgehalten – ebenso wie für die Auswertung der Maßnahmen. „Die 20 Webseiten der jeweiligen Messen sind das Herzstück der Kommunikation – sie werden in Kooperation mit einer Online-Marketingagentur erstellt und intern aktualisiert, auf sie sind alle Maßnahmen abgestimmt“, erläutert Wolfgang Köhle. „Aus der Analyse der Webseiten- und Social-Media-Zugriffe oder auch aus den Öffnungsraten von Newslettern können wir dann Handlungsempfehlungen für die Teams ableiten.“ So entstehen zielgruppenrelevante Hintergrundberichte, aktuelle Newsmeldungen oder witzige Videoclips – und damit ein weiterer wertvoller Kontakt zu einem der 4.500 Medienvertreter, die mit der Messe Friedrichshafen verbunden sind.

 

 

© Messe Friedrichshafen



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